Planteamiento y definición del problema
¿De que se trata?
Para la toma de decisiones es necesario ponerse de acuerdo en el problema o cuestión acerca de la cual hay que decidir, llamado como el planteamiento o definición del problema. Para llevar a cabo esta tarea haya que clarificar en que consiste el problema, delimitarlo y responder la pregunta ¿de que se trata?
En el primer momento debemos estar documentados e informados acerca de los hechos y datos de los problemas.
Formular adecuadamente un problema requiere precisarlo, lo que hay que enfocar o dirigir el interés por determinar cuales son sus dimensiones o aspectos específicos.
Un problema bien planteado esta un cincuenta por ciento resuelto.
Cuando más claramente se reconozca el problema, más fácil será la resolución del mismo.
Para ello hay que definir el problema, formulando una pregunta abierta; como por ejemplo ¿Cómo crear empleo para jóvenes de la comunidad?
A) Análisis del problema….. ¿Por qué es así?
Después de identificar y definir el problema, se debe analizar, nadie puede resolver un problema si no ha realizado un análisis de la situación, para eso debemos valorar la información disponible, y preguntándonos ¿Qué?, ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cuales son las causas y efectos del problema? ¿Cuales son las causas lejanas e inmediatas, directas e indirectas? ¿Que es lo que produce y mantiene el problema? ¿Cuales son los obstáculos o dificultades para resolverlo?
En el momento de buscar antecedentes y causas, de ver sus partes y componentes, y relacionarlos con el todo.
Se hace exponiendo argumentos, descubriendo los asuntos y cuidando de que los prejuicios no afecten al análisis.
La duración de esta etapa va a depender de la complejidad del problema, y de los conocimientos y experiencias previas de las personas responsables de llevar a cabo el análisis, esta fase se ha llamado la incubación inconsciente. El problema bien analizado es un problema casi resuelto.
B) Elaboración de soluciones ….. ¿Qué cosa se puede hacer?
Terminado el análisis, viene la fase de elaborar, proponer y desarrollar soluciones posibles. Cuando mas grande sea la lista de alternativas, mayor será la probabilidad de que estas contengan lo que podría llamarse “la materia prima para la solución adecuada”
En esta parte de la fase lo más importante es la propuesta de soluciones y el examen de las soluciones propuestas. Esta tercera etapa es el momento de la creatividad, es de producir nuevas ideas, explorar las posibilidades de alternativas, hacer propuestas y consecutivamente analizarlas.
Evaluar las alternativas o diferentes líneas de acción: lo primero que hay que hacer es elaborar una lista de alternativas.
Para esto es necesario ponderar las ventajas y desventajas de cada una de las alternativas de acción que han sido propuestas.
Cuando se han elaborado varias alternativas se puede realizar en dos pasos:
· Utilizar en primera fase la técnica del descarte: se eligen 4,5 o 6 alternativas, las que no fueron elegidas quedan descartadas.
· Con las alternativas que han sido seleccionadas, se construye una tabla de doble entrada.
Costos, riesgos y valor de oportunidad de toda decisión
Se debe tener en cuenta que cada toma de decisiones presume un costo y un riesgo.
A) Toma de decisiones…… cual es la solución adoptada.
Es el cuarto paso de este proceso, es el decidir por la selección o elección de una solución.
Este es el momento de hacer una apreciación de las diferentes posibilidades de alternativas y elegir aquella solución que se estime la más adecuada para alcanzar los objetivos propuestos.
Para la toma de decisión, entran en juego varios factores; además del análisis del problema y de la evaluación de alternativas, tienen su peso la experiencia, en esta fase hay que utilizar todos los medios disponibles para tomar una decisión.
Existen 4 formas de tomar una decisión en grupo.
· La unanimidad: la decisión se toma sin ninguna formalidad.
· Por votación: medio rápido para cuando se decide no implica contraponer intereses, si no opiniones y discrepancias.
· Por consenso: esta forma de decidir se hace necesario cuando existen intereses y opiniones contrapuestas, no se quiere dividir al grupo u organización, esta es la mejor forma de tomar decisiones.
· Por vía intermedia: es una forma de aplazar una decisión recurriendo a un asesoramiento externo o delegando a un comité. Dada la complejidad de la cuestión o falta datos suficientes, el grupo, incapaz de hallar por si mismo una solución, lo que van a realizar es llamar a un experto en el tema para que lo asesoren y puedan tomar una decisión.
Para que las decisiones sean eficaces: primero se debe realizar
§ Asegurarse de que el problema ha sido bien planteado
§ No aferrarse a lo que se ha venido haciendo; quiere decir que no hay que quedar atrapados en creencias de sentido común, tradiciones, experiencias repetitivas.
§ Saber escuchar y aprovechar todas las opiniones; se debe tener un alto grado de flexibilidad mental.
§ Hay que tener bien claro el resultado final propuesto; en este punto se han de alcanzar determinados metas y objetivos.
Para que las soluciones sean aceptadas
No basta con solo tomar una buena decisión; es por esto que se toman a dos tipos de personas involucradas:
§ Las que tienes que realizar y llevar a la practica las decisiones que sean tomado.
§ Personas destinatarias o que serán afectada por las decisiones tomadas.
e) Puesta en práctica de las decisiones tomadas: pasar a la acción.
Una vez elegida la solución o soluciones, se prepara la acción, quiere decir se programa lo que se va ha realizar con el fin de convertir las decisiones en acciones.
Se trata de llevar a la práctica las decisiones tomadas.
Para que se garantizar que sean traducidas las decisiones en realizaciones concretas, es preciso determinar:
§ Quienes tienen asignada la responsabilidad de realizar las diferentes actividades y tareas.
§ En que consistirá cada actividad y tareas.
§ Como se llevaran a cabo, si es por métodos, técnicas y procedimientos se van utilizar.
§ Cuando se van hacer, definir el tiempo para realizar las actividades.
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